個人情報の抹消について証明を求めることはできる？

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　転職活動をしていたとき、ある会社にメールで応募したところ、面接に来てほしいとの返信がきました。ところが、その返信メールには、別の人の名前が記載されていました。電話で確認したところ、記載されていた面接日時等の内容も別の人に送ったもので、日程を変更してほしいとのことでした。その日程では都合の悪いことを伝えると、「では、面接に来ていただかなくて結構です」と自分たちの非を認めることなく断ってきました。

　どのような情報の取扱いをしているのか、とても不安です。応募の際には、履歴書・職務経歴書も添付しています。個人情報保護法に基づき、私の応募のメールを抹消していただいたのかどうか、証明書等を請求することは可能でしょうか？

（20代：女性）

　まず、個人情報保護法の適用を受けるのは、個人情報データベース等を事業に使っている者のうち、所有する個人情報で識別される個人の数が5000を超える事業者（個人情報取扱事業者）です。あなたが応募された会社がこれに該当すると、個人情報保護法の適用があります。

　個人情報保護法は国や地方公共団体の責務を規定するとともに、個人情報取扱事業者の義務を規定しています。事業者は、個人情報の利用目的をできる限り特定する義務を負い（法15条1項）、その目的の範囲を超える個人情報の取扱いは原則として禁止されています（法16条）。

　あなたがメールで送った履歴書等は採用の可否を決定するためのものですから、不採用となった場合には、メールを抹消することが適当であるといえます。（ただ、同法は、目的を超えた個人情報の「取扱い」は禁止していますが、情報をそのまま「保有」することを禁止するものではありません。応募のメールを抹消しないこと、同法違反となるわけではありません。）

　もっとも、あなた自身が、メールの抹消について会社に証明を求めることは可能です。まず、文書またはメールで請求してみてください。大きな会社ですと、個人情報の取扱いに関する苦情処理部門を設けている場合がありますので、そちらに請求されるといいでしょう。法31条1項では、事業者は努力義務として、個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速に処理するよう求められています。

　県や市等の地方公共団体では、窓口を設け、個人情報に関するトラブルの相談に応じています（法5条参照）。HPで個人情報保護に関する情報を提供しているところもあります。あなたの請求に会社が応じない場合には、地方公共団体の窓口に相談し、あっせんをお願いする方法もあります。

　なお、メールやWeb上から応募する際に、Web上の「個人情報取扱同意書」に同意を求められることがあります。同意書には、「登録情報の削除」についての項目も設けられているようです。このような同意書はご覧にならなかったでしょうか、確認してみてください。